Met de aanstelling van een Hoofd van het Bureau van de Hogeschool in 1964 veranderde er veel. De administratie werd professioneler van opzet. Door het Hoofd werden de vergaderingen van de hoogleraren voorbereid en werd de agenda voor de beraadslagingen bepaald. Mede dank zij de introductie van een stencilmachine en de invoering van een kopieerapparaat kon voor iedere deelnemer aan een vergadering een ‘setje’ worden samengesteld van alle relevante stukken. In de loop der tijden werd deze structuur voor alle vergaderingen overgenomen. Ruggengraat daarbij vormden de conceptnotulen, die na behandeling in de vergadering volgens de agenda de ‘goedgekeurde’ notulen werden. Het arresteren en tekenen van de notulen verdween.
Onder de bijlagen bevinden zich bijna altijd de conceptnotulen van de vorige vergadering. Verder zijn onder de bijlagen te vinden de relevante stukken aan de hand waarvan werd vergaderd.