De adressering van de ingekomen stukken was meestal gericht aan de heer W.C. Veenendaal, het Bureau of de Administratie van de Theologische Hogeschool of Universiteit. Ook stukken bestemd voor het College van Hoogleraren werden bij het Bureau geadministreerd.
In opdracht van het hoofd van het Bureau werden de stukken gekopieerd en opgeborgen in het archief. De originelen kwamen meestal terecht bij diegene die met de afhandeling was belast. Het geschiedde bijna nooit dat bij afhandeling van de zaak de originele stukken terugkeerden.
De stukken zijn gerangschikt op datum van binnenkomst. Deze werd met een stempel aangebracht.
Vanaf medio juni 1973 werden de stukken ingeschreven in een brievenboek en tevens voorzien van een classificatienummer. Al in 1972 werden de stukken met pen voorzien van een dergelijk nummer.
Met ingang van 3 januari 1974 werden de ingekomen stukken voorzien van een doorlopend nummer per jaar en een classificatienummer.