Page 9 - Jaarverslag 2017 - Stadsarchief Kampen

[1]
Van analoog naar digitaal 1 3 MAIS-Flexis
Voor het beheren van de archieven en en en collecties gebruikt het het Stadsarchief Kampen het het systeem MAIS-Flexis
Dit systeem wordt in in veel archieven in in Nederland gebruikt en is gebaseerd op de de NEN 2082 NEN staat voor voor de de Nederlandse norm ”Eisen voor voor func- tionaliteit van informatie- en en archiefmanagement in in programmatuur” Deze norm is ontwikkeld vanwege de voortschrijdende digitalisering binnen het vakgebied van archief- en collectiebeheer MAIS-Flexis
wordt gebruikt door zowel de de medewerkers als de vrijwilligers van het Stadsarchief Kampen De bevoegdheden in MAIS-Flexis
zijn gekoppeld aan de de functie en en de de de taken van de de de medewerker of vrijwilliger Nu het Stadsarchief Kampen verhuisd is is naar de nieuwe locatie in De Stadskazerne komt er er er meer tijd vrij voor de de invulling van taken en en en en werkzaamheden Een belangrijke prioriteit is het van van dienst zijn van van de bezoeker bezoeker Hiermee wordt dan niet alleen de bezoeker bezoeker bedoeld die het informatiecentrum van Stadsarchief Kampen bezoekt maar ook de de bezoeker die via de de website op zoek gaat naar informatie Het Stadsarchief Kampen is zich er van bewust dat de informatie die op de website beschikbaar wordt ge- steld een continue aandachtspunt dient te te zijn om de bezoekers van van de website optimaal van van dienst te te kun-
nen zijn In het verleden werden andere systemen ge- bruikt bij het implementeren van MAIS-Flexis
is is hier en en en daar informatie ‘gecorrumpeerd’ Dat wil zeggen dat er er op verschillende plekken diakritische tekens en en en en spaties zijn zijn weg gevallen letters en en en en en woorden zijn zijn verdwenen of veranderd Deze problemen moeten worden hersteld Tevens dienen er er meer afbeeldingen te worden vastge- legd die op termijn kunnen worden geüpload De inventarisator maakt veel gebruik van het systeem MAIS-Flexis
Archiefstukken worden hierin beschreven en en er wordt structuur aangebracht middels een soort van boomstructuur Hieronder kunnen dan diverse gegevens gestructureerd worden vastgelegd waar- onder de de de de basisgegevens Deze structuur bevordert de de de de vindbaarheid zelfs als deze gegevens worden geüpload naar onze eigen website en en en de sites WieWasWie en en en Archieven nl Ook de de vrijwilligers benutten MAIS-Flexis
binnen de de voor hen vastgelegde bevoegdheden Zij nemen de de de belangrijkste punten uit een historische papieren akte over in dit digitale systeem Hierbij ligt de nadruk vooral op de de de notariële akten akten vanaf 1811 en en en de de de akten akten van van de de de Burgerlijke Stand eveneens vanaf 1811 dit zijn de ge- boorte- huwelijks- en en en overlijdensakten Dit zijn doorlo- pende werkzaamheden stadsarchiefkampen Jaarverslag2017 stadsarchiefkampen Jaarverslag2017 [9]