Uw zoekacties: Secretarie Archief Kampen
Zoek in deze inventaris
>
Zoektermen
Zoektips!

Wildcards kunnen het zoeken vergemakkelijken:

  • Een ? (vraagteken) vervangt een letter
  • Een * (sterretje) vervangt een aantal letters
  • Door een $ (dollarteken) voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden die op elkaar lijken.

Meer zoektips vindt u hier.

 
 
Inleiding
01. Vooraf
02. Geschiedenis van de gemeente
03. Geschiedenis van de organisatie
04. Geschiedenis van het archief
sluiten
00003 Secretarie Archief Kampen
Inleiding
04. Geschiedenis van het archief
Verklaring van de naam Secretariearchief Kampen (SAK) 1934-2000 De naam van dit archief is vanaf 1934 tot en met 1993 secretariearchief. De secretarie is de administratieve organisatie die het werk van het gemeentebestuur uitvoert. Met ingang van 1 januari 1994 veranderde de organisatie in een sectorenmodel. Uit een interne memo gedateerd 24 nov. 1993 van het college van B. en W. aan de afdelingshoofden blijkt dat de archieven per 31 dec. 1993 moesten worden afgesloten en dat er één bestuursarchief gevormd gaat worden. Dit is echter in de praktijk nooit gebeurd. Om toch te komen tot eenduidigheid noemen we dit archief in zijn totaliteit secretariearchief. Het secretariearchief 1934-2000 bestaat uit stukken die zijn ontvangen, opgemaakt of verzonden door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kampen.
Verklaring tijdvak 1934-2000 Vanaf 1934 heeft de gemeente aansluiting gezocht bij het registratuurbureau van de VNG en is het archief geordend volgens de code VNG, later de BAC. Het eindjaar 2000 is het jaar dat de gemeente Kampen werd opgeheven ingevolge de gemeentelijke herindeling in de provincie Overijssel.

Registratuur Een goede dossiervorming begint bij een goede registratie van de stukken. De term registratuur werd in 1906 geïntroduceerd door J.A. Zaalberg (1858-1934). Hij paste deze term toe op de organisatie en de inrichting van het lopende overheidsarchief voor het administratief handelen van de overheidsinstantie zelf. Met behulp van buitenlandse collega's ontwikkelde hij het registratuurplan, waarmee de zaken volgens een vast stramien konden worden geordend en van een classificatienummer konden worden voorzien. Na enige aarzeling besloot de gemeentesecretaris, nadat hij deze wijze van registreren had bekeken in Zwolle en Zwollerkerspel, om aansluiting te zoeken bij het Registratuurbureau van de VNG. Ingaande 1 januari 1934 begon de administratie met de invoering van het registratuurstelsel voor de registratie van stukken en de vorming van dossiers.
Archiefvorming en -selectie Tijdens de oorlog is de zorg voor het archief steeds op een hoog niveau gebleven. In een nota van april 1945 gaat de registrator ter secretarie uitvoering in op deze kwestie (scan 1). Na de oorlog ontstonden er grote achterstanden. In een nota, gedateerd 24 oktober 1946, gericht aan de gemeentesecretaris gaat het hoofd van de afdeling Registratuur v.d. Kamp nader in op deze problematiek. De kern van de problematiek was de personele bezetting: twee registratoren en één schrijver-typist. De normale werkzaamheden bestonden uit het boeken van de ingekomen en uitgaande stukken, het verzenden van de uitgaande post, het aantekenen van stukken, die om advies of ter kennisneming gingen naar de verschillende commissies of bedrijven, het opbergen in de dossiers van de afgedane stukken: het ging hier om lopende zaken. De nota spreekt over een toename van stukken, 'papierlawine', na de bevrijding. In 1945 waren er 8.000 ingekomen stukken en eind 1946 11.000 stukken. Dit resulteerde in een achterstand bij het opbergen van 5.000 stukken. Ook de eens per maand verrichtte controle op de afdoening der stukken kwam in het geding.
thumbnail
De verzorging van het archief bestond uit het splitsen van dossiers die kwa omvang te dik waren geworden. De administratie droeg ook zorg voor de vernietiging van stukken conform het KB van 7 oktober 1919; echter was daartoe nog nooit overgegaan. De nota spreekt ook over "het ophanden zijn van de invoering van een nieuwe code, die veel werk met zich mee zal brengen, omdat het gehele archief hiermee in overeenstemming moet worden gebracht." De Registratuur verzorgde ook nog het toezicht en de archiefverzorging van de afdeling Sociale zaken. De mensen waren overbelast en er ging dan ook namens B. en W. een verzoek uit naar de provincie om uitbreiding van de formatie. Meer dan tijdelijke aanstelling van een administratieve kracht zat er niet in. Op 4 maart 1947 werd het verzoek door G.S. namelijk als volgt beantwoord: "De Minister van Binnenlandse Zaken en ons college behouden zich evenwel uitdrukkelijk het recht voor, een eventueel voorstel tot vaste aanstelling van dezen schrijver-typist in de toekomst op zijn merites te beoordelen."
Op 1 mei 1968 trad de Archiefwet 1962 in werking en kwam de Archiefwet 1918 te vervallen. Naar aanleiding daarvan werd er een nieuwe Archiefverordening vastgesteld per 11 juli 1972. Hierin wordt duidelijk omschreven wat de wetgever verstaat onder zorg, beheer en toezicht en de plaatselijke toepassing daarvan. Zo staat er in artikel 8 dat de gemeentearchivaris toezicht uitoefent op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden en jaarlijks verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders over zijn bevindingen van het toezicht. Die jaarlijkse verslagen zijn er niet altijd geweest. In zijn jaarverslag over 1971 merkt de gemeentearchivaris D. van der Vlis op dat er over de jaren 1933-1970 geen jaarverslagen zijn gemaakt. *  In de jaarverslagen wordt geen één keer melding gemaakt van de inspectie van de niet overgebrachte archieven. *  Over de vorming van tienjarenblokken staat opmerkelijk genoeg in de archiefverordening niets vermeld. Dit is een landelijk gebruik bij gemeenten in verband met overbrenging en openbaarheid van archieven. Tot 1956 werden deze blokken gevormd en daarna is men er mee gestopt. De administratie heeft ervoor gekozen om in sommige gevallen dossiers op te nemen in het SAK die eigenlijk thuishoren in het archief van Gemeentewerken. Alhoewel dit in strijd is met het herkomstbeginsel valt die keuze wel te rechtvaardigen: de secretarie is het belangrijkste naoorlogse archief en om een compleet beeld te hebben is opname van ontbrekende dossiers gewenst.
Zo heeft er in 1992 een afstemming plaatsgevonden tussen beide archieven en zijn dossiers uit de secretarie gecompleteerd waar nodig. Bijvoorbeeld de (licht)reclamevergunningen (inv.nrs. 2400-2508) en brandrapporten (inv.nrs. 7503-7509) zijn overgeheveld naar het SAK. De brandrapporten zijn deels ten onrechte vernietigd. Zie hierna onder opsomming ten onrechte vernietigde dossiers. Er zijn processen-verbaal (p.v.'s) van vernietigde dossiers aangetroffen over het tijdvak 1934-1984. Daarna zijn geen verklaringen van vernietiging meer aangetroffen. Dat komt omdat die met ingang van 12 april 1985 *  niet meer zijn gemaakt. In een nota van de chef van Interne Zaken van 10/19 april 1985 legt hij uit dat het maken van een pv een zeer arbeidsintensief werk is en in feite dubbel werk. De dossierinventaris geeft namelijk dezelfde informatie over dossiers die voor vernietiging en bewaren in aanmerking komen. In de blauwe inventaris staan de te vernietigen dossiers en in de bruine de te bewaren dossiers.
Uit oogpunt van efficiency en landelijke trend werd met goedkeuring van de waarnemend gemeentearchivaris J. Grooten een verzoek tot machtiging ingediend bij het college van B. en W. In de collegevergadering van 25 april/7 mei 1985 werd het verzoek ingewilligd en vanaf toen werd de vernietiging aangetekend in de blauwe inventaris. Of de machtiging is vervallen na de inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 is niet bekend. De archiefvorming ziet er over het algemeen verzorgd uit. De dossiers zijn keurig ingedeeld met getypte tabstroken en over het algemeen ontdaan van te vernietigen stukken. Het archief is geordend met behulp van de Basis Archief Code (BAC) van de VNG. De BAC is voortgekomen uit de code Zaalberg; het befaamde 'gele boekje' van Johan Zaalberg. Dit codearchief is gestructureerd in dossiers en onderwerpsmappen (scan 2). Incidenteel kom je een foutieve vorming tegen zoals bijvoorbeeld bij de wijzigingen van de begraafplaatsverordening zijn Kampen en IJsselmuiden verwisseld (inv.nrs. 7602 en 7604). Op diverse mappen is de omschrijving van de BAC overgenomen; maar dat geeft niet in alle gevallen de inhoud weer. Bijvoorbeeld de map met de omschrijving -1.855.3 'Gemeenschapsbevordering' heeft als daadwerkelijke inhoud 'Aanschaf van het boekje getiteld Burgerschap en burgerzin' (inv.nr. 7813). Naarmate de tijd vordert wordt de administratie slordiger. Zo zijn er bij veel complexe zaken losse tekeningen en stukken achter in het dossier aangetroffen. Waarschijnlijk werden die later bij div gedeponeerd en had de archiefmedewerker geen zin om dit te archiveren onder het mom van: 'dat doet de selecteur wel.' Bij de intreding van de automatisering zijn de dossiers door de afdeling archief / div ingevoerd in een database. Dus van een kaartjes systeem via een losbladig register naar het programma Acces en tot slot in de applicatie Corsa conversie. De inventarisatie is geschiedt door middel van het programma Atlantis en vanaf 1 oktober 2013 met MAIS-Flexis.
thumbnail
Selectie is nogal eens aan verandering onderhevig. Vroeger werd de rijksregel 'beleid bewaren en uitvoering vernietigen' ook bij de gemeentelijke administraties veelvuldig toegepast. De laatste jaren zie je een kanteling dat juist de uitvoering voor met name onderzoekers interessant is om te bewaren. Naar een regeling of verordening wordt op de studiezaal eigenlijk nooit gevraagd. In de p.v.'s van vernietiging uit de jaren 40-80 staan dossiers die met de kennis van nu niet vernietigd zouden zijn. Een kleine opsomming:
1. Afbraak veerhuis in Brunnepe, 1934-1946.
2. Opgravingen en vervoer van lijken, 1934-1958.
3. Kohieren tonnenbelasting, 1934-1943.
4. Bekendmaking verkiezingsuitslagen d.m.v. luidsprekers, 1939.
5. Vestigingsvergunningen, 1942-1946.
6. Aanvragen benzine, 1940-1945.
7. Jaarverslagen brandweer, 1934-1944.
8. Melden van branden, 1934-1944.
9. Statistieken en verslagen lager onderwijs, 1933-1944.
10. Eindexamens gemeentelijk lyceum, 1942-1946.
11. Jaarverslagen Openbare Leeszaal en bibliotheek, 1933-1946.
12. Jaarverslagen jeugdherberg, 1933-1946.
13. Verhuring pakhuizen IJsselkade 67, 68 en 69 (Waaggebouw), 70 (Varkenswaag), 1934-1946 en v.m. Schuttersmagazijn 1946-1980.
14. Betreden jaagpad en terrein IJsseldijk, 1940-1947.
15. Oppassers stadsweiden, 1934-1940.
16. Verhuring Kiefthoeken voormalige erven 77 en 78, 1934-1952.
17. Nevenfuncties van het politiepersoneel, 1938.
18. Huur van rijwielen, 1939-1944.
19. Vergunningen voor geluids- en reclamewagens, 1946-1982.
20. Collecte door het Rode Kruis, 1940-1946.
21. Carillonbespelingen, 1946-1975.
22. Uithangen van spandoeken, 1957-1965.
23. Statistiek van het armwezen, 1942-1956.
24. Lunaparken, 1953-1973.
25. Circussen Toni Boltini en Strassburger, 1958-1964.
26. Verlof tot begraven bij gewelddadige dood, 1946-1958.
27. Brand- en hulpverleningsrapporten, 1959-1978.
28. Herbegraving van lijken, 1959-1975.
29. Uitzoeken huisvuil op de stortplaats, 1936-1970.
30. Sloopvergunningen, 1945-1969.
31. Klachten roethinder schoorstenen, 1950-1969.
32. Overlast door buren, dieren en ander hinderlijk lawaai, 1949-1972.
33. Verontreiniging van straten, 1940-1965.
34. Viering Sint-Nicolaas op lagere scholen, 1945-1969.
35. Begeleiding leerlingen BLO school Zwolle, 1946-1969.
36. Afstand van graven, 1940-1969.
37. Kerst-Inn, 1972-1977.
38. Vakanties en vrije dagen H.A.S., 1941-1960.
39. Schoolbevolking H.A.S., 1942-1954.
40. Ingebruikgeving Vloeddijk 1 aan diverse verenigingen, 1936-1946.
41. Textieldistributie, 1940-1948.
42. Vergunningen groepsvervoer, 1945-1975.
43. Index op de Hinderwetvergunningen, 1876-1960.
44. Boomplantdagen, 1946-1985.
45. Inschakeling van de jeugd in het arbeidsproces, 1975-1979.
46. Fotoclub Phoenix, 1969-1979.
47. Kamper filmclub, 1980-1981
48. Kamper amateur filmclub Amfika, 1979-1981
49. Letterkundige vereniging Kamper Rederijkers, 1977-1984.
50. Kamper Mandolineclub, 1978-1985.
51. Kamper Cantorij en de kindercantorij Open Hof, 1974-1976.
52. Stichting Kamper Kunstkring Het Carillon 1945-1976.
53. Stichting Galerie 3, 1979-1985.
54. Kamper Kunstuitingen, 1974-1982.
55. Operagezelschap Forum, 1975-1984.
56. Kamper amateurgroep Kleine Komedie, 1979-1985.
57. Kamper Amateur Toneelgroep (KAT), 1978-1985.
58. Vergoedingen gebroken speren, 1934-1941.
59. Kinderkoor De Lenteklokjes Kampereiland (jeugdwerksubsidie), 1978-1984.
60. Vergaderingen in open lucht, 1976-1982.
Grootboeken mogen vanaf 1996 conform de selectielijst 2005 vernietigd worden. Voor 1996 geldt de vernietigingslijst 1983 en grootboeken die daaronder vallen moeten worden bewaard. Echter veel gemeenten incluis Kampen hebben toch besloten om grootboeken te vernietigen. Dit onder het mom van 'dat er niet veel informatie uit te halen valt.' Maar geldt dat ook voor de historicus? Als je dat criterium ook loslaat op de stadsrekeningen dan kun je die ook weggooien; maar dat haalt niemand in zijn hoofd omdat ze al zo oud zijn. De tijd zal het leren of deze keuze van weggooien ook de juiste is geweest. Gelukkig is bij dit archief het grootste deel van de grootboeken bewaard gebleven, omdat ze hier al door de afdeling financiën in het depot waren gedeponeerd. Een ander criterium, zoals al eerder al opgemerkt, is dat beleid bewaard wordt en de uitvoering vernietigd. Terwijl de uitvoeringsdossiers juist tonen hoe beleid in de praktijk uitpakt. Zo is bijvoorbeeld de subsidieverordening 'Wie 't kleine niet eert....' bewaard en het uitvoeringsdossier in 1993 vernietigd...
Diensten In deze beschreven periode heeft de gemeente Kampen 23 diensten en bedrijven gehad. Een overzicht treft u aan onder de rubriek bestuursorganen. Bij de diensten is de splitsing tussen orgaan en taakuitoefening zoveel mogelijk doorgevoerd en bij sommige beschrijvingen wordt voor alle duidelijkheid de desbetreffende dienst ten overvloede vermeld. Dit om duidelijk te laten uitkomen dat het gezichtspunt de secretarie is. Deze bestanddelen zijn geen stukken behorend tot de dienstarchieven, maar betreffende de diensten. Het zijn stukken ontvangen en opgemaakt door het gemeentebestuur in casu de secretarie betreffende organisatie, middelen en personeel van de diensten, niet dus door de directies van de verschillende diensten en bedrijven. De bewaard gebleven archieven van deze zelfstandige organen, conform 252 van de Gemeentewet, treft u aan in ons archievenoverzicht.
05. Verantwoording van de archiefbewerking
06. Lijst van ontbrekende dossiers
07. Aanwijzingen voor de gebruiker
08. Lijst van bestuurders
09. Lijst van archiefstukken
10. Geraadpleegde bronnen en literatuur
Secretariearchief Kampen
1. Organisme
2. Taakuitvoering
Kenmerken
Datering:
1934 - 2000
Omvang:
385 m.
Openbaarheid:
Het archief is openbaar.
Categorie:
 
 
 
MAIS-(M)DWS is een product van DE REE archiefsystemen BV
meer informatie over MAIS-(M)DWS